| La cancelleria vescovile è
l'ufficio a cui sono assegnati i compiti previsti dai cann. 482-491
del Codice di diritto canonico. È affidata alla responsabilità
del cancelliere vescovile, eventualmente coadiuvato da uno o più
collaboratori che rivestono le funzioni precisate dal decreto di nomina
(cf cann. 483-485). La cancelleria vescovile ha il compito di curare
lo svolgimento degli adempimenti relativi a diversi ambiti come segue.
I - Predisposizione degli atti
di curia:
a) cura la redazione degli atti di curia salvo siano di competenza di
altri organismi; li presenta alla firma dell’Ordinario diocesano,
ne cura il perfezionamento sotto il profilo della formalizzazione giuridica
mediante apposizione del sigillo di curia, datazione, inserzione nel
protocollo generale, controfirma a opera del cancelliere o del suo vice;
b) predispone quanto necessario per la pubblicazione degli atti di curia
e degli altri documenti nel Bollettino Ufficiale "Vita Diocesana"
(con Cuneo) .
II - Provvisione di uffici:
a) garantisce l'osservanza dei procedimenti previsti per la provvisione
di uffici canonici da parte del Vescovo, con particolare riferimento
ai parroci;
b) partecipa alla gestione delle elezioni per i vari organismi di partecipazione
di carattere diocesano e per la designazione dei Vicari zonali.
III - Ordinazioni e vita del clero:
a) segue, in collaborazione con i responsabili del Seminario, della
formazione al diaconato permanente, degli istituti di vita consacrata
o delle società di vita apostolica, gli adempimenti connessi
alle ordinazioni, al conferimento dei ministeri e all'ammissione dei
candidati; conserva e aggiorna i registri relativi alle ordinazioni
e custodisce la documentazione inerente;
b) predispone gli atti relativi alla concessione di facoltà e
licenze ai chierici, anche non diocesani, nonché ai procedimenti
di incardinazione ed escardinazione;
c) trasmette le necessarie indicazioni all'Istituto per il sostentamento
del clero della diocesi di Pavia per quanto concerne la situazione remunerativa
dei sacerdoti in occasioni di nomine, trasferimenti, rinunce…,
e cura la comunicazione ai sacerdoti, una volta l'anno e in occasione
di qualsiasi mutamento di incarichi ministeriali, delle apposite schede
sulla situazione remunerativa.
IV - Archiviazione:
a) cura l'archiviazione degli originali di tutti i documenti iscritti
al protocollo generale e della documentazione relativa, nonché
degli atti canonicamente rilevanti che non siano di pertinenza di altri
organismi di curia;
b) custodisce l'archivio diocesano, regolamentandone l'accesso a norma
del diritto;
c) in conformità alle norme stabilite dall’Ordinario diocesano,
sentito il responsabile dell’Ufficio per gli archivi e le biblioteche,
trasmette all'archivio storico i documenti non più rilevanti
per l'espletamento dei compiti ordinari della curia;
d) custodisce nel proprio archivio i documenti relativi all'identificazione
fondamentale delle persone (in particolare i chierici), degli enti (con
i relativi statuti) e degli organismi;
e) predispone quanto necessario per l'inserimento dei dati di sua spettanza
nella Guida della diocesi e coordina la redazione complessiva del volume.
V - Certificazione:
a) rilascia attestazioni e certificazioni relative ai documenti e ai
registri di sua spettanza e alle procedure relative alla celebrazione
dei sacramenti sentito il servizio per il catecumenato nei casi ad esso
pertinenti; opera la visura di firme e documenti e rilascia attestazioni
di conformità delle copie all'originale;
b) garantisce, tramite l'apposito incaricato, il rilascio di dichiarazioni
relative alla custodia delle reliquie.
VI - Coordinamento e segreteria:
a) cura ordinariamente la corrispondenza ufficiale dell'Ordinario diocesano
o di organismi di curia con la Santa Sede, la Conferenza Episcopale
Italiana o con altre diocesi e le comunicazioni relative agli atti di
curia con l'autorità civile, con particolare riferimento al Registro
delle persone giuridiche;
b) funge da segreteria relativamente alle procedure per il conferimento
di onorificenze pontificie;
c) raccoglie le domande avanzate al Vescovo per la modifica dei confini
delle parrocchie o dei vicariati e ne segue l'espletamento;
d) funge da coordinamento per le procedure relative alla richiesta di
indulgenze alla Penitenzieria apostolica, alla concessione di licenze
per la custodia del S.S.mo Sacramento e alla benedizione o dedicazione
di altari e luoghi sacri;
e) tramite il cancelliere partecipa agli incontri periodici con i cancellieri
delle diocesi piemontesi per scambio di pareri e verifiche di esperienze
su problematiche connesse con l'ufficio, lo studio di questioni emergenti,
la programmazione di iniziative e attività comuni.
VII - Statistica:
a) reperisce ed elabora, anche con l’aiuto di esperti esterni
all’ufficio, i dati di natura statistica che interessano la diocesi
nel suo insieme e nelle sue componenti;
b) mantiene i contatti con analoghi organismi di altre diocesi, della
CEI, della S. Sede, di enti pubblici e istituti di ricerca.
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